維贏大講堂|高級項目經理必備的溝通技巧,你掌握多少?
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每個人表達的方式不一樣,有的善談,有的善聽,有的善行。善于交談不等于有效溝通,對于個人、企業和社會來說,評價有效溝通的標準應該取決具體的溝通是否有利于問題的解決;是否對人的發展及企業和社會有貢獻。而溝通的目的和意義,對于企業和個人來說,他認為最終目的就是為了解決問題,通過解決問題做好企業和社會中的事。


而就項目成員來講,大多數成員不是很善于言談,因為大多數人基本上和電腦相處的時間比較多,而與人溝通技巧上相對缺乏。然而項目管理中溝通卻非常重要,既有項目成員之間的溝通,上下級之間的溝通,還有Team之間的溝通,以及和老外的溝通問題。如果溝通不暢,就會導致需求的誤解,目標的偏移,項目的delay或失敗,甚至更嚴重的導致人員的離職,因此在團隊和項目管理中值得我們引起足夠重視。


溝通并不是隨便找人說說話而已,它存在一個基本問題,也就是心態。一個人一旦自私、自我、自大起來,是很難與別人溝通的。


以下幾種心態的人都是很難溝通的:



  • 自私:關心只在五倫以內,沒有關心幫助他人之心


  • 自我:別人的問題與我無關,不要多管閑事


  • 自大:我的想法就是答案,我的解決方法就是最好的



溝通其實很簡單,其基本原理就是關心。例如,注意他人的狀況與難處;注意他人的需求與不便,注意他人的痛苦與問題,設身處地的關心別人。項目經理可以經常進行走動管理,而不是整天開會或者坐在電腦前看文件打電話,通過走動來深入到項目成員的具體行動之中,檢查員工是否按項目方向去做,及時發現問題和困難,并串聯所有團隊成員和資源,保證項目進度。關心還能實現溝通的另外一個重要目的,那就是表達情感,實現團隊的融洽。


在溝通中,還要有主動性 。如果只是一味等待,那就錯過了最好的時間。溝通是相互的,但只有一方主動,才能更好的解決問題。例如,項目經理可以在團隊成員提要求之前主動的關心他的困難并進行支援,團隊成員可以主動的反饋當前的狀況。在溝通中還要注意語言的運用,要準確,簡練,找準詞語切入點。要善于運用自己的幽默和才智,巧妙的轉化資源優勢。如果是國外項目,還應注意文化背景和角色背景,盡量不要耍弄專業術語,而是使用對方熟悉的語言和詞匯簡明的進行闡述,這樣才能達到溝通的效果。


項目經理向項目成員布置任務應當要講清楚,有的時候你以為你講清楚了,其實別人根本沒有聽明白;為了預防這種情況你就要事后盯牢手下,有沒有按照你的意思去做,采用例如“走動管理”的方法。


溝通的個人障礙:


地位差異。例如,有上往下溝通比較容易,有下往上溝通比較有障礙,領導應該要知道這一點并進行克服。


來源的可信度。溝通中如果經常引用不可信的未經證實的東西為降低溝通可信度,從而達不到溝通的效果,因此做領導的一定要言出必行。


個人偏見:


過去的經驗。有的人特別是領導自恃經驗豐富,居高臨下和別人進行溝通,有時候就往往影響溝通效果。其實即使你2018年的經驗拿到2020年也不一定管用,更何況是2010年的呢?


情緒的干擾。領導者特別要控制自己的情緒和脾氣,就是要有高的情商。否則往往嚴重影響溝通的效果,甚至做出令人懊悔的舉動。


項目經理在溝通中還需要主要對下和對上的溝通,這個十分重要,有以下重要建議供項目經理參考:


向下溝通建議:


要了解狀況和瓶頸。對不懂的和不了解的東西一定要做足功課,最好有實際經驗,才能對項目成員講出問題的關鍵和瓶頸;否則會被團隊成員認為是外行。


提供方法和建議,緊盯過程。對自己熟悉和有經驗的領域要給新手提供經驗和指導,中間要緊盯過程,防止事情出現偏差。


作為項目經理要善于傾聽,要能夠接納別人的意見,而不是經驗主義和個人主義。因為以前的經驗不一定在現在適用,而且多給團隊成員嘗試的機會。


開會溝通要注意效率,不要形式化,開會扯的很遠變成聊天會。與會人員要預先準備,注意效率,控制時間,控制與會人員的數量;大領導盡量少發言,盡量最后發言,這樣才能讓大家暢所欲言,否則大領導一旦定調,后面就是一言堂。


注意態度和姿態,注意講話技巧。要關心體恤團隊成員的難處,而不是給團隊成員壓力。給成員壓力和情緒化都無助于解決問題。


往上溝通建議:


在和領導溝通前一定要預先有答案和解決方法,而且一定要有兩個以上的答案,自己已經有想法了。盡量不要給領導出問答題,而是出選擇題。


對各個答案和對策一定要有優劣對比和可能的后果風險評估。


和領導溝通不一定非要在領導辦公室或會議室。只要有機會,任何時間地點都可以和領導溝通。


和領導溝通盡量簡化語言和重點。


如何做才能主動讓領導了解你?


1. 自動報告你的工作進度和當前狀況。讓上司知道,而不是等他來問你。讓上司知道你現在在干啥,這一點非常重要。


2. 對上司的詢問,有問必答,讓上司放心。


3. 充實自己,努力學習,跟上上司的境界和步伐,學會上司的語言,才能了解上司,體察上意,知道上司在煩惱什么,替上司分憂,讓上司輕松。


4. 不忙的時候主動幫助別人,而不是獨善其身。幫助別人就是幫助自己,而且能學到更多的東西,何樂不為呢?


5. 毫無怨言的接受上司布置給你的任務,讓上司圓滿。有時候上司也有難處,這種任務你如果能毫無怨言的接下來,事后必有回報。所以無論什么時候,一定要毫無怨言的接受上司布置給你的任務,不要做扶不起的阿斗。


6. 對自己的業務和工作主動提出改善計劃。


最后一段我想不僅對于項目經理,而對任何人都非常有用,因為無論你現在處于什么位置,上面總有領導管著你。


有的人喜歡抱怨自己如何的人才被埋沒,其實很多時候還是應該多從自身找原因。抱怨領導不了解你,領導憑什么要主動來了解你呢?不是領導不了解你的才能,而是你應當主動讓領導了解你的才能,做的讓領導了解和喜歡,如果上面六點你真正做到了,你不讓上司喜歡都難。這就回到了溝通的關鍵:主動溝通,積極溝通。



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